☰

Какой документ регулирует порядок расходования членских взносов в некоммерческой организации? Нюансы составления сметы некоммерческих организаций Финансовый план смета некоммерческих организаций пример

Некоммерческая организация должна иметь самостоятельный баланс или смету. Смету как форму финансового плана используют, как правило, при отсутствии у юридического лица собственных средств дохода, а его финансирование носит целевой характер, направленный на покрытие расходов, не относящихся к производственной деятельности.

Смета представляет собой документ, определяющий стоимость выполненных некоммерческой организацией программ и проектов, а также величину расходов на содержание аппарата управления некоммерческой организации.

Смета составляется руководством некоммерческой организации, утверждается соответствующим органом управления (попечительским советом, собранием участников и т.п.) и служит для планирования и учета объемов принятых к реализации программ и проектов, для организации своевременных расчетов с исполнителями.

По каждой программе или проекту составляется собственная смета на весь комплекс работ, выполняемых как собственными силами некоммерческой организации, так и привлеченными исполнителями. Сводная смета составляется путем объединения отдельных или локальных смет. Если порядок выполнения программы или проекта предусматривает несколько этапов, то на каждый этап составляется своя смета.

Сметное финансирование обеспечивает:

· достижение целей деятельности некоммерческой организацией в рамках данной деятельности;

· накладные и административно-управленческие расходы;

· расходы на предпринимательскую деятельность.

Особенность сметы - жесткое лимитирование статей расходов некоммерческой организации и согласование их с финансовыми возможностями участников некоммерческой организации и жертвователей. Особенностью сметного финансирования является расходование денежных средств в точном соответствии с целевым назначением расходов и их лимитами, установленными на этапе распределения имеющихся ресурсов. Таким образом, смета - основной плановый документ для финансирования расходов некоммерческой организации ее собственником, участниками или жертвователями ввиду особенности ее места и роли в общественно-экономической жизни государства, поскольку ее деятельность направлена на безвозмездное предоставление общественных благ социального характера. В отличие от других финансовых планов, составляемых в форме баланса доходов и расходов, смета отражает односторонний характер финансовых отношений с внешними источниками финансирования, выражающийся в расходовании получаемых денежных средств.

Расходы и доходы некоммерческой организации.

Смета состоит из доходной и расходной частей с постатейной разбивкой каждой.

Доходная часть сметы - это всевозможные источники финансирования данной организации, включая финансовые возможности самой организации (доходы от коммерческих видов деятельности), имеющиеся в наличии или предполагаемые. Доходная часть сметы некоммерческой организации формируется с делением ее по программам (проектам) и прочим поступлениям.

Расходная часть сметы сгруппирована по направлениям расходов, определенных финансовым планом или спецификой деятельности организации.

Расходы по направлениям деятельности некоммерческих организаций делятся на три основные группы:

1. расходы на уставную некоммерческую деятельность (расходы на программы или проекты, осуществляемые организацией в рамках данной деятельности);

2. накладные и административно-управленческие расходы;

3. расходы на предпринимательскую деятельность.

Все расходы, направленные на поддержание функционирования самой организации и ее административно-управленческого аппарата, являются текущими. Расходы на ведение уставной деятельности и выполнение целевых программ для некоммерческих организаций законодательно не регламентированы и ограничены только сметами и финансовыми возможностями. Расходы на содержание аппарата управления некоммерческой организации ограничены 20% и должны быть строго распределены. Превышение данных расходов расценивается контролирующими органами как нецелевое использование средств.

Расходы некоммерческой организации делятся на прямые и косвенные.

Расходы, которые непосредственно связаны с определенными направлениями деятельности или программами в некоммерческой организации, являются прямыми и относятся за счет этих видов деятельности или программ.

Однако в текущей деятельности некоммерческих организаций возникают расходы, которые не могут быть прямо отнесены к какому-либо виду деятельности. Например, расходы по содержанию зданий, помещений, автотранспорта, аренде помещений, оплате труда административно-управленческого персонала и др. Данные расходы носят общехозяйственный характер и являются общими для всех видов деятельности. Исходя из экономического содержания данных расходов и особенностей финансирования некоммерческих организаций, они должны быть распределены между всеми видами деятельности, включая предпринимательскую, если она ведется в организации.

Определение величины общехозяйственных расходов опирается на принципы финансирования, как и расходы по отдельным программам и проектам. При отсутствии доходов от предпринимательской деятельности размер общехозяйственных расходов не может превышать 20% от общей стоимости выполняемых целевых программ и проектов. Исходя из заданного лимита финансирования определяется планируемая величина по каждой статье общехозяйственных расходов. Если некоммерческая организация имеет доход от предпринимательской деятельности, то полученная прибыль исходя из положений закона «О некоммерческих организациях» является целевым источником финансирования. Поэтому некоммерческая организация при определении финансового результата обязана уплатить налог на прибыль, а затем оставшуюся чистую прибыль использовать в качестве источника покрытия расходов, связанных с целями своей деятельности. На финансирование хозяйственных расходов из чистой прибыли может быть направлено не более 20%, если некоммерческая организация выполняет какие-либо социальные программы или проекты, или в размере, определенном высшим органом управления (собранием участников, попечительским советом и т.п.). Таким образом, порядок планирования текущих расходов аналогичен порядку определения расходов по выполняемым программам или проектам: сначала определяется допустимая величина текущих общехозяйственных расходов (лимит финансирования), а затем - величина каждой статьи этих расходов. Степень детализации статей расходов также определяется самой организацией

К расходам по содержанию некоммерческой организации относятся:

· оплата командировок и служебных поездок;

· заработная плата административно-управленческого персонала;

· отчисления в фонды социального страхования;

· канцелярские и хозяйственные расходы;

· расходы на приобретение оборудования и инвентаря;

· капитальный и текущий ремонт;

· арендная плата;

· оплата за телефон;

· почтово-телеграфные расходы;

· расходы на проведение обязательного аудита;

· амортизационные отчисления;

· оплата коммунальных услуг;

· расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами;

· прочие расходы.

Смета выручки и затрат (называемая также финансовым планом) в организациях, не занимающихся коммерческой деятельностью, формируется с целью планирования бюджета на будущий период времени. Её составление является обязательным, если руководство заинтересовано в бесперебойном нормальном функционировании предприятия. В статье расскажем, как составляется смета доходов и расходов некоммерческой организации + образец заполнения, ответим на часто задаваемые вопросы.

Некоммерческая организация – что это такое?

Финансы в некоммерческой фирме

Несмотря на то, что некоммерческое предприятие не имеет доходов, финансы ему всё же потребуются:

  • для поддержания работы,
  • на аренду помещений,
  • для оплаты труда управляющих,
  • на хозяйственные нужды,
  • для реализации проектов и т.д.

Источниками средств могут быть:

  • вступительные взносы участников,
  • подарки,
  • гранты,
  • проценты от денежных вкладов,
  • благотворительные взносы.

Что такое смета, зачем она нужна

Сметой называется план доходов и затрат на определённый отрезок времени. В смете должны быть отражены любые моменты, предполагающие движение денег. Формирование документа проводится на основании потребностей конкретного предприятия и содержит сведения обо всей фирме или только о конкретном проекте. В основе сметы лежат бухгалтерские данные, однако она считается приблизительным документом. Точность внесённых цифр зависит от того, насколько грамотно и полно учтены наработки, потребности компании, планы, опыт прошлых лет.

Кто занимается составлением сметы

Тот факт, что предприятие является некоммерческим, не влияет на порядок составления смет – их формированием занимается бухгалтер или должностное лицо, взявшее на себя его обязанности (директор, к примеру), как и в коммерческой компании. Кто бы не был назначен ответственным за работу над сметой, готовый документ непременно передаётся главному управляющему лицу фирмы – он должен одобрить бумагу и подписать её или сделать замечания и вернуть на доработку.

Личной подписи руководства обычно достаточно, однако если во внутренних нормативах предприятия прописано заверение документов печатью организации, на смете должен быть и оттиск печати.

Как составить смету в НКО

Смета делится на доходную и расходную части. Документ может быть подробным или кратким – разрешается рассматривать каждую статью затрат в отдельности или только по группам. Смета доходов и расходов отражает планы на конкретный срок (как правило, квартал, 6 или 12 месяцев) и содержит список статей денежных поступлений и затрат, стандартный для данной фирмы. Необходимо также предусмотреть отдельную строку для расходов, которые не планируются, но могут иметь место.

Для того, чтобы грамотно составить смету некоммерческого предприятия, нужно придерживаться обозначенных ниже рекомендаций, при этом обращая внимание на особенности конкретной фирмы:

  1. Унифицированной формы и строгих требований к сметам некоммерческих фирм не существует. Желательно во внутреннем акте компании закрепить её шаблон, это значительно ускорит процесс составления документа.
  2. Позволено вносить записи от руки или машинописным способом.
  3. Смета по структуре делится на 3 части: “шапку” (введение), основной раздел (зачастую делается в табличном виде), заключение (выводы).
  4. Для документа берутся листы любого удобного размера. Если потребовалось более одного листа, все страницы прошнуровываются (фиксация скрепками не приветствуется), на последней из них проставляется число скреплённых листов и ставится подпись оформителя и руководства.
  5. Документ, который был утверждён, по правилам не должен корректироваться, но когда учётная политика фирмы предполагает возможность внесения правок, исправления разрешаются (в рамках отчётного периода).

К документу можно приложить расчёты, исходя из которых были прописаны суммы средств, но это не обязательное требование.

Как утвердить смету, кто утверждает смету

Смета должна быть одобрена и утверждена высшим органом управления или коллегиальным выборным органов, который действует на постоянной основе. Второму данное право даётся на основании положений Устава предприятия. Порядок утверждения документа зависит от формы создания компании.

Форма создания НКО Кто утверждает смету
Унитарные
Фонд Правление
Автономная некоммерческая организация Наблюдательный совет
Религиозная организация Уполномоченный на утверждение орган прописывается в положении Устава
Корпоративные
Потребительский кооператив Общее собрание участников
Общественная организация
Общественное объединение
Ассоциация
Союз
Товарищество собственников недвижимости
Казачье общество
Община коренных малочисленных народов РФ
Адвокатская палата
Коллегия адвокатов, адвокатское бюро или юридическая консультация

На какое время составляется смета

По данному вопросу указаний в законодательстве также нет. Смета может составляться на календарный год и разбиваться на кварталы или месяцы. Разбивать не обязательно, можно внести данные на 12 месяцев, не конкретизируя, к какому периоду относятся расчёты. Документ можно сформировать и на несколько лет, а затем выделить статьи по годам. Смета составляется не “для галочки” – директор и финансовые руководители фирмы обязаны организовывать деятельность, максимально приближая показатели к тем, что указаны в смете.

По завершении отчётного периода ответственное лицо анализирует, насколько задуманное и запланированное осуществилось, и соответствуют ли цифры расчётам в смете. Результаты анализа фиксируются в акте, также в нём прописываются фактически понесённые расходы и объёмы денежных поступлений. Анализ необходим, и игнорировать его проведение нельзя – сравнение планов и реальных показателей помогает оценивать отклонения и недочёты в планировании бюджета фирмы, а также исключить недостатки при формировании сметы в будущем.

Образец заполнения сметы

Рассмотрим, как правильно заполнить бланк сметы. “Шапка” листа содержит в себе:

  • полное наименование некоммерческого предприятия,
  • день формирования документа,
  • срок, на который она составлена.

Основная (табличная) часть включает:

  • сумму оставшихся с предшествующего отчётного периода денежных средств;
  • в порядке очереди указываются статьи денежных поступлений с учётом особенностей деятельности данной фирмы (напротив статей проставляются приблизительные суммы);
  • по той же схеме записываются затраты компании;
  • рассчитывается итог.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки при составлении

Ошибка №1. Некоммерческая фирма не составляет смету финансовых поступлений и затрат, поскольку расчёты никогда не сходятся с фактическими показателями.

Смета должна составляться в любом случае, и каждый раз при несовпадении планируемых и фактических показателей нужно проводить анализ причин такого явления – таким образом можно со временем максимально приближать ожидаемые результаты к действительным.

Ошибка №2. В смету доходов и расходов НКО были внесены поправки по завершении отчётного периода, в котором она составлялась.

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. Что делать, если руководство некоммерческой фирмы видит большую разницу между запланированными в смете данными и реальными показателями деятельности предприятия?

В таком случае следует изменить смету. Делать это можно столько раз, сколько прикажет руководство, поскольку в случае с большим несовпадением планируемых и фактических показателей фирму могут обвинить в нецелевом использовании денег.

Вопрос №2. Кто должен утвердить новую смету, которую откорректировали сразу, как стала видна значительная разница между расчётами в документе и реальными затратами некоммерческой организации?

Смета доходов и затрат в случае её изменения заверяется тем же управленческим органом, что подписывал первый вариант документа.

"Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2009, N 3

Уставная деятельность любой некоммерческой организации, в том числе АНО, осуществляется на основании запланированных на предстоящий период (месяц, квартал, год и т.д.) доходов и расходов, то есть финансового плана. Этот план можно представить в виде достаточно привычного для некоммерческих организаций документа - сметы доходов и расходов. Как составить данный документ, учитывая, что на этот счет отсутствуют четкие указания в законодательстве о некоммерческих организациях?

С чего начать составление сметы некоммерческой организации?

Согласно п. 1 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях <1> некоммерческая организация должна иметь самостоятельный баланс или смету. Это положение - аналог п. 1 ст. 48 ГК РФ: юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету. Каких-либо требований и условий к составлению этих документов ни в названном Законе, ни в подзаконных актах не установлено. Стоит ли в данном случае под самостоятельным балансом подразумевать бухгалтерский баланс, который является лишь одной из форм бухгалтерской отчетности, составлением которой занимаются и АНО, - вопрос достаточно спорный (хотя многие эксперты именно так и поступают). В то же время, что подразумевается под сметой, тоже не понятно, кроме того, не уточняется, идет ли речь о смете доходов и расходов.

<1> Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ.

В профессиональных кругах смету доходов и расходов называют по-разному: кто-то бюджетом некоммерческой организации, кто-то финансовым планом. С позиций бухгалтера смету можно охарактеризовать как документированный финансовый (бухгалтерский) план поступления и расходования средств, используемых для финансирования деятельности некоммерческих организаций. Смета является тем документом, который помогает исполнять запланированные целевые программы (планы).

Кроме того, в п. 3 ст. 29 Закона о некоммерческих организациях указано, что высший орган управления НКО (в АНО - это коллегиальный высший орган управления) утверждает финансовый план некоммерческой организации и внесение в него изменений. Следовательно, остается следующее. Во-первых, АНО в силу требований законодательства РФ составляют бухгалтерский баланс. Во-вторых, поскольку положений об обязательном составлении сметы доходов и расходов (финансового плана) в нормативных актах нет, считаем, что решение о необходимости составления сметы АНО принимает самостоятельно, руководствуясь принципом целесообразности. При этом смету доходов и расходов в обязательном порядке должен утвердить высший орган управления АНО либо постоянно действующий коллегиальный орган управления, если таковой создается в соответствии с учредительными документами.

Автономная некоммерческая организация помимо того, что принимает решение о необходимости составления сметы, самостоятельно определяет перечень статей доходов и расходов, размер доходов и расходов исходя из имеющихся источников средств и особенностей своей деятельности.

Примечание. В Законе об автономных учреждениях <2> отсутствует указание на необходимость составления АУ сметы доходов и расходов. В то же время для них есть другой документ аналогичного содержания - это план финансово-хозяйственной деятельности. По сравнению со сметой (финансовым планом) он является более объемным документом, включающим не только доходы и расходы, но и другие, в том числе натуральные, показатели деятельности, такие как объем оказанных населению услуг <3>.

<2> Федеральный закон от 03.11.2006 N 174-ФЗ.
<3> Подробнее с порядком составления плана финансово-хозяйственной деятельности можно ознакомиться в статье М.В. Семенова "Составляем план финансово-хозяйственной деятельности АУ", N 10, 2008.

Смету по сравнению с планом финансово-хозяйственной деятельности составить проще. Однако в обоих случаях некоммерческие организации сталкиваются с одной и той же проблемой: отсутствуют четкие указания по порядку их составления. В поисках решения вопроса о том, как составить смету, обратимся к бюджетным инструкциям, в частности к Общим требованиям к порядку составления, утверждения и ведения бюджетной сметы бюджетного учреждения <4>. Для такого учреждения смета является бюджетом, а сам процесс ее составления - бюджетированием.

<4> Утверждены Приказом Минфина России от 20.11.2007 N 112н.

В бюджетной смете выделяются вступительная, содержательная и оформляющая (заключительная) части. Во вступительной части указываются основные реквизиты (наименование организации, единицы измерения показателей, включаемых в смету, отчетный год и т.д.). Содержательная часть, как правило, оформляется в виде таблицы, включающей наименования направлений расходования средств и соответствующих им доходов, а также конкретные суммы средств. Заключительная (оформляющая) часть формы сметы содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за отраженные в смете данные. К таким лицам относятся руководитель, начальник планово-финансового отдела или иное уполномоченное лицо, а также непосредственно сам исполнитель документа, после которого указывается дата подписания (подготовки) сметы. После того как смета составлена, она представляется на утверждение, при этом не считается лишним, если к ней прилагаются обоснования (расчеты) плановых сметных показателей, использованных при формировании сметы.

Автономная некоммерческая организация, конечно, не бюджетное учреждение, но она может позаимствовать структуру и основные показатели сметы бюджетников. При этом у АНО больше возможностей для маневра при составлении данного документа, так как ее не ограничивают рамки Бюджетного кодекса. Со своей стороны добавим, что АНО, осуществляющая деятельность уже не первый год, может взять за основу показатели предыдущей сметы и доработать их, а если смета не была выполнена, то лучше отталкиваться от фактических показателей деятельности АНО за предыдущий период. АНО, которая не имеет наработок для подготовки сметы доходов и расходов, за основу может взять показатели АНО или АУ, занимающихся оказанием аналогичных услуг в сфере образования, культуры, здравоохранения, спорта и других сферах деятельности. На основании данных "конкурентов" АНО может запланировать свои доходы и расходы на предстоящий год с учетом потребностей и возможностей в оказании социальных услуг.

Какие доходы и расходы включают в смету?

По своей структуре смета может напоминать одну из форм бухгалтерской отчетности - отчет о целевом использовании полученных средств (форму N 6), различие заключается в том, что отчет составляется по факту прошедшего периода, в то время как в смете указываются планируемые показатели. Другое различие состоит в том, что в смете каждая организация выбирает самостоятельно, как ей выделять доходы и расходы. В отчете о целевом использовании полученных средств организация отражает показатели в том порядке, который рекомендован финансовым ведомством (Приказ от 22.07.2003 N 67н).

В составе доходов указываются все доходы АНО, получаемые как в виде средств целевого финансирования и целевых поступлений, так и от предпринимательской деятельности. К первой группе относятся вступительные (членские) взносы, добровольные пожертвования, целевые поступления на уставную деятельность АНО. Во вторую группу входят поступления от оказания платных услуг населению, доходы от использования имущества некоммерческой организации (в том числе целевого капитала) и другие "коммерческие" поступления. Перечисленные доходы следует отразить в смете с такой детализацией, которая позволила бы сопоставить их с произведенными АНО расходами.

Так же как и в отношении доходов, в смету включают все расходы, запланированные некоммерческой организацией на предстоящий год. Ряд экспертов рекомендует попытаться распределить расходы в планируемом бюджете по источникам финансирования, что упростит соблюдение сметы доходов и расходов. Такой подход заложен в основу отчета о целевом использовании полученных средств. В нем все расходы разделены на две группы: затраты на целевые мероприятия и расходы, связанные с предпринимательской деятельностью организации. В первой группе можно выделить основные статьи затрат АНО, такие как заработная плата (включая начисления в бюджет и внебюджетные фонды), приобретение и ремонт основных средств, инвентаря, аренда помещения, коммунальные услуги, командировочные, материальные и все иные расходы, финансируемые за счет целевых источников. Перечень расходов второй группы, связанных с предпринимательской деятельностью, аналогичен и включает ряд основных (зарплата, приобретение для оказания платных услуг оборудования) и прочих расходов. При этом не все расходы можно однозначно отнести к затратам, связанным с оказанием платных услуг. Есть ряд расходов общего плана, порядок распределения которых по видам деятельности организация устанавливает самостоятельно как для целей бухгалтерского учета, так и для составления сметы доходов и расходов.

При составлении сметы расходы определяются по прогнозируемым объемам предоставления АНО социальных услуг и нормам (нормативам) финансовых затрат на их предоставление. Большинство плановых норм и нормативов (кроме сферы оплаты труда и денежных компенсаций работникам) при составлении смет рассчитывается некоммерческими организациями с учетом местных цен и тарифов (например, расходы на коммунальные услуги). При этом следует учитывать повышение цен, которое нередко проводят поставщики коммунальных услуг в начале года.

Важно понимать, что все активы приобретаются за счет сметы некоммерческой организации, независимо от их назначения (для уставной или предпринимательской деятельности) <5>. Поэтому у бухгалтера АНО нет оснований исключать какие-либо расходы из сметы некоммерческой организации, за исключением случая, когда у АНО нет уверенности в том, что предполагаемые расходы будут осуществлены. Возможна и обратная ситуация, когда организация запланировала расходы, но они не осуществлены. Это две крайние ситуации. Чаще в организациях бывает так, что расходы осуществлены, но в меньшем или большем размере, чем планировалось. Что делать в таком случае?

<5> См. Письмо Минфина России от 25.11.2002 N 16-00-14/453.

Что предпринять, если остались неизрасходованные средства?

По окончании года у АНО может остаться неизрасходованный остаток полученных по смете средств, что вполне допустимо. В отличие от бюджетных учреждений целевые поступления на содержание некоммерческих организаций и ведение ими уставной деятельности не имеют ограничений по срокам, формам и условиям использования, если иное прямо не предусмотрено источником таких целевых поступлений. По мнению Минфина, если лицо, являющееся источником целевых средств, не установило конкретных сроков и условий их использования, критерием соблюдения целевого назначения этих средств является их конечное использование на содержание некоммерческой организации и ведение ею уставной деятельности (Письмо от 09.04.2008 N 03-03-06/4/24). Исходя из этого остаток неиспользованных целевых средств (например, членских, вступительных взносов, добровольных пожертвований) АНО может расходовать в следующем году, учтя это при составлении сметы на следующий период.

Но может случиться так, что организация не использовала полностью целевые средства, поступившие на определенную программу, срок выполнения которой заканчивается в текущем году. Тогда организации следует либо вернуть неиспользованные целевые средства, либо изменить условия, на которых они предоставлялись. Если не сделать ни того, ни другого, налоговики могут обвинить АНО в нецелевом использовании средств и обложить этот остаток налогом на прибыль как внереализационный доход (п. 14 ст. 250 НК РФ). Заметим, в названной статье Налогового кодекса речь идет об имуществе, использованном не по целевому назначению, а не об имуществе, которое вообще не было использовано. Поэтому у АНО есть шанс оспорить претензии налоговиков, которым предстоит доказать, что АНО использовала выделенные средства не по целевому назначению. Тем не менее не стоит доводить дело до суда, а следует попытаться до налоговой проверки согласовать с распорядителем целевых средств новый срок, в течение которого АНО может эти средства использовать. Если этого сделать не удастся, то организации лучше вернуть неизрасходованные средства и (при необходимости) внести изменения в смету. Возможно ли такое?

Можно ли изменить смету АНО?

Поскольку по своей сути смета является плановым, а не фактическим документом, для того, чтобы внести в нее коррективы, нужны веские основания, а не простое изменение текущих доходов и расходов. Например , для бюджетников таким основанием является изменение объемов соответствующих лимитов бюджетных обязательств. Для некоммерческих организаций корректировка сметы возможна при изменении целевых программ, когда либо уменьшаются, либо увеличиваются объемы средств запланированных источников целевого финансирования (целевых поступлений). В таком случае, исходя из ожидаемых доходов, АНО нужно скорректировать запланированные расходы, что позволит организации уложиться в смету по итогам года. Организация вправе изменить смету не только по количеству, но и по качеству, когда общая сумма расходов (доходов) может остаться неизменной, а доходы (расходы) перераспределяются между собой.

Вносимые в смету изменения, так же как и сама смета, утверждаются для того, чтобы придать им законную силу. Как мы уже говорили, смета утверждается органом управления некоммерческой организации. Директор АНО не обладает достаточными полномочиями, чтобы утверждать бюджет некоммерческой организации, в то же время на нем лежит обязанность контроля за исполнением бюджета.

Очевидно, что внесение изменений в смету возможно в случае существенных изменений обстоятельств получения и расходования средств. При этом поправки следует подкрепить документальными доказательствами существенного изменения условий деятельности АНО. Если изменения не существенны, то организации можно оставить все как есть, а превышение или занижение доходов (расходов) обосновать объективными причинами, в том числе и перед проверяющими органами.

Что можно сделать, если расходы превысили затраты, запланированные в смете?

В такой ситуации АНО следует проанализировать причины допущенного превышения сметы, с тем чтобы как можно точнее спрогнозировать свои доходы и расходы на следующий год. Что касается прошедшего года, то в нем все расходы, в том числе и те, которые превысили запланированные, осуществляются за счет средств, полученных некоммерческой организацией. Других вариантов финансирования АНО не заложенных в смету расходов просто нет, вопрос только в том, за счет каких поступлений отражать такие расходы. Целевые средства идут на финансирование определенных расходов, превышение которых допустимо, но только после того, как соответствующие изменения будут внесены в смету. Если таких изменений в смету в текущем году не было внесено, то в распоряжении АНО остаются доходы от предпринимательской деятельности, которые не так строго лимитированы как целевые средства. В связи с этим у АНО больше возможностей отнести превысившие смету расходы на счет поступлений от оказания платных услуг населению. При этом следует помнить, что в отношении коммерческой деятельности АНО является плательщиком налогов (налога на прибыль или единого налога в случае применения УСНО). Уменьшение налоговой базы на сумму незапланированных расходов налоговики могут квалифицировать как занижение налога на необоснованные расходы. Поэтому АНО следует заранее позаботиться о документальном подтверждении и обосновании незапланированного перерасхода полученных средств.

Нужно ли составлять отчет об исполнении сметы?

Смета доходов и расходов является плановым документом, для контроля за исполнением которого организации следует составить фактический документ - отчет об исполнении сметы. В отчете о выполнении сметы сопоставляются плановые показатели доходов и расходов с фактическими данными. Они берутся из бухгалтерского учета АНО, который является наиболее полной системой обобщения информации о ее деятельности. С помощью сопоставления планируемых и фактических данных оценивается, насколько исполнена смета, и если отдельные из поставленных целей не достигнуты, то выявляются причины, повлиявшие на срыв плановых показателей. Это учитывается при составлении сметы на следующий год, в которую могут быть заложены отклонения по смете за предыдущий год. И еще. Отчет о выполнении сметы доходов и расходов, так же как и сама смета, является важным финансовым документом, подтверждающим, что некоммерческая организация действует в рамках своей уставной деятельности.

А.В.Авдеев

Эксперт журнала

"Автономные организации:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

Составление и последующее заполнение сметы совершенно заслуженно считается важнейшим этапом любых строительных или ремонтных работ. В большинстве случаев оформлением сметной документации завершается проектирование здания или сооружения. В случае выполнения небольших объемов работ, например, ремонтных или отделочных, когда проект не разрабатывается, смета также необходима. Это объясняется тем, что она служит исходной информацией для разработки множества сопутствующих необходимых и важных для эффективной организации работ документов, в частности, календарного плана выполнения работ и графика поставки необходимых материалов и механизмов.

Составление смет станет процессом значительно простым если доверите это дело профессионалам.

Бланк и образец сметы на работы

По сути, рассматриваемый документ состоит из двух частей:

  • расчет прямых затрат, которые определяются исходя из расценок 2001 года и переводятся в действующие цены путем умножения на соответствующий индекс удорожания, устанавливаемый ежеквартально. Прямые затраты состоят из следующих элементов:
    • стоимость материалов;
    • основная ЗП рабочих;
    • затраты на ЭММ (эксплуатацию машин и механизмов,необходимых для выполнения работ), включая ЗП машинистов;
    • расчет накладных расходов и сметной прибыли, производимый с учетом действующих на момент оформления сметы нормативов.

Недостатком данного метода является то, что применяемые при его использовании расценки 2001 года достаточно часто не учитывают реалий сегодняшнего дня, так как на момент составления многих технологий и материалов попросту не существовало. Однако, при возведении бюджетных объектов и большинства частных крупных строек альтернативы базисно-индексному методу на сегодня не существует.

Как составить смету на работу

В качестве примера упрощенной формы сметы на ремонт комнаты можно привести такую таблицу.

Наименование работ

Расценка за ед.

Стоимость работ

Демонтаж перегородок

Демонтаж балконной двери

Возведение перегородок из пеноблоков

Штукатурка перегородок и стен

Шпатлевка, грунтовка и окраска оштукатуренных поверхностей

Установка балконной двери

Штукатурка дверных и оконных откосов

Шпатлевка, грунтовка и окраска оконных и дверных откосов

ВСЕГО по смете

139 080=

Важность грамотного составления и оформления сметы

Как уже отмечалось, заполнение сметы позволяет не только получить примерную сумму, в которую обойдется строительство или выполнение определенного объема работ. Эта величина необходима для определения договорной цены объекта или этапа работ, причем как заказчику или инвестору, так и подрядчику, то есть непосредственному производителю.

Но помимо этого прямого функционального назначения, грамотное и выполненное по образцу оформление сметы позволит спланировать проведение работ таким образом, чтобы они были произведены как можно быстрее и за меньшую цену. Кроме того, смета также помогает определить потребность в необходимых материалах, что в сочетании с календарным планом производства работ позволит разработать график их поставки.

Основные задачи сметы

Разработка и заполнение сметы позволяет решить сразу три важнейших задачи, всегда стоящих перед любым подрядчиком и заказчиком:

  • определение стоимости строительства или проведения каких-либо работ. В современных условиях сметная цена является важнейшим параметром, жизненно необходимым для всех участников строительного процесса. Заказчику интересно не переплачивать, а подрядчику - получить достойное вознаграждение за работу. Грамотно составленная смета позволяет учесть пожелания обеих сторон и получить устраивающую всех сумму;
  • разработка календарного плана. Сроки возведения здания или выполнения каких-либо работ нередко представляют для заказчика не меньшую важность, чем их стоимость. От этого зависит своевременная сдача объекта и, естественно, получение вознаграждения, возможно, с премией. Смета на работы, выполненная по образцу, предоставляет строителям всю необходимую информацию для разработки календарного плана;
  • разработка графика поставки материалов. При грамотном заполнении сметы становится ясна потребность в материалах и механизмах, что в сочетании с календарным планом позволяет составить и еще один важнейший для бесперебойной работы строителей документ - график поставки материалов. Эффективно работающие строительные организации не производят закупку материалов сразу на весь объект - это просто замораживает деньги, которые значительно эффективнее потратить на что-то более важное в данный момент, а также требует значительных расходов на складирование и т.д. Также крайне невыгодны любые простои техники и рабочих, что чревато не менее серьезными дополнительными затратами.

В качестве итога можно сказать следующее: оформление сметы позволяет не только понять стоимость строительства или отдельного этапа работ, но и эффективно спланировать их выполнение.

Базисно-индексный метод составления и заполнения смет

Существует несколько различных методов формирования сметной стоимости. При возведении крупных объектов, когда заполнение сметы происходит в рамках разработки проекта, практически всегда используется базисно-индексный метод. В этом случае для расчета используются сметные нормативы 2001 года и индексы перевода в текущие цены.

Упрощенная форма сметы

Достаточно часто, особенно когда строительство или ремонт выполняется хозспособом или на мелких объектах, используется более простой бланк сметы, который состоит только из расчета прямых затрат. Он содержит перечисление объемов работ и расценки на них, которые могут быть разбиты на такие же составляющие, что и в описанном выше варианте: ЗП рабочих,стоимость материалов и при необходимости затраты на машины и механизмы. В этом случае бланк сметы после ее оформления и заполнения выгляди так, как показано на следующем фото:

При составлении и заполнении подобного упрощенного варианта сметы прибыль подрядчика устанавливается на основе его переговоров с заказчиком или инвестором стройки.

Форма объектной сметы на выполнение работ

Достаточно часто, особенно при возведении крупных объектов, составляется сразу несколько так называемых локальных смет, то есть отдельных расчетов по каждому виду выполняемых работ. В этом случае для получения общей стоимости строительства их объединяют в общую объектную смету, образец бланка которой показан на следующем фото.

Объектная смета

Составление и заполнение объектной сметы позволяет свести воедино всю информацию о строящемся объекте, даже когда отдельные этапы его возведения выполняются различными подрядчиками. Нередко локальные сметы при этом также рассчитываются ими. Поэтому обобщение всех разрозненных данных крайне важно для любого заказчика или инвестора.

Программы для составления и заполнения смет

В настоящее время существует множество программ, которые используются при составлении смет. Их с некоторой долей условности можно разделить на две группы:

Бесплатные. Размещаются в сети на тематических ресурсах. Находятся в свободном доступе.

Профессиональные. Применяются для работы специалистами. Для использования необходимо приобретение дистрибутива сервисного продукта.

В первом случае нет особой необходимости описывать программы, так как они появляются практически постоянно, имея при этом схожие параметры:

  • возможность выполнения самых простых расчетов;
  • отсутствие обновления нормативных баз (если они вообще присутствуют);
  • минимальный функционал.

Профессиональные сметные программы используются значительно активнее, так как без них практически невозможно составление качественной документации на сколь-нибудь крупный объект. Самыми популярными на данный момент продуктами являются следующие:

ГРАНД Смета

По мнению специалистов, самая широко распространенная сметная программа. Ее достоинствами являются возможность автоматизация всего комплекса сметных работ, оперативность внесения изменений в нормативную базу и эффективное техническое сопровождение продукта.

Смета.ру

Единственная программа, которая реально конкурирует с описанной выше ГРАНД Сметой. Основным плюсом продукта является простота использования, которая позволяет работать с ней, не обладая профессиональными знаниями сметчика.

1С: Подрядчик (или 1С: Управление строительной организацией)

Данные программы не являются чисто сметными. Однако, они достаточно популярны благодаря тому, что 1С используется для ведения бухгалтерского учета на подавляющем большинстве предприятий России, в том числе строительных. Рассматриваемые программные продукты помогают составлять необходимую сметную документацию, в качестве бонуса выполнено их интегрирование в единую систему управления работой компании.

Турбосметчик

Простая в освоении и использовании программа, обладающая при этом достаточно серьезным функционалом. Используется не так часто, по сравнению с ГРАНД Сметой и Сметой.ру.

WinСмета, Рик и Багира

Программные продукты, пик популярности которых находится в прошлом. Однако, определенное количество профессиональных сметчиков по-прежнему продолжают их использование, что объясняется рядом несомненных приемуществ: широким функционалом, возможностями редактирования, корректировки и т.д.

Основные ошибки при составлении смет

Существует несколько основных видов ошибок, которые встречаются при составлении и оформлении смет на практике. Наиболее типичными являются следующие:

Ошибка 1. Недостаточная детализация или излишняя укрупненность сметы. Любая грамотно составленная смета обязательно должна содержать полный перечень и объемы выполняемых работ и, соответственно, расценки на них. На практике нередко заказчик и подрядчик, выяснив, что уровень цен устраивает обе стороны, договариваются о стоимости этапа работ, например, ремонта одной комнаты. В результате по факту получается ситуация, когда реально выполненный объем какой-либо работы не совпадает с изначально предполагаемым. На выходе - конфликтная ситуация, так как непонятно, каким образом оценивать удорожание или удешевление работ;

Ошибка 2. Неточный учет объемов. Основание для сметы на строительство обязательно должна быть грамотно и точно составленная ведомость объемов, в случае ремонта - дефектная ведомость. В обеих ситуациях от правильности их составления зависит и результат оформления сметы. Ошибка вначале может привести к достаточно серьезному искажению конечной стоимости расчета, так как в большинстве случаев происходит умножение на различные индексы и расценки, поэтому величина ошибки все время увеличивается;

Ошибка 3. Некорректное применение расценок, содержащихся в ГЭСНах и ТЕРах. Одна из главных проблем базисно-индексного метода, наиболее распространенного в реальной жизни, о которой упоминалось выше - несоответствие имеющихся видов работ тем, которые встречаются на практике. Поэтому достаточно часто приходится использовать имеющиеся расценки «применительно». Это специальный термин, придуманный сметчиками для подобной ситуации. Чем больше при заполнении сметы используется расценок «применительно», тем больше вероятность, что конечная цифра будет неверной. Естественно, при этом стоит учитывать и тот факт, что заказчики стараются использовать низкие «применительные» расценки, а подрядчики, напротив, самые выгодные.

В любом случае, составление и оформление сметы следует считать важным и крайне необходимым в современных условиях подготовительным этапом любого строительства. Его выполнение лучше доверить профессиональным и подготовленным сметчикам, что позволит не только сформировать оптимальную для заказчика и подрядчика стоимость работ, но и организовать эффективное их выполнение в кратчайшие сроки и с минимально возможными затратами.

Некоммерческая организация должна иметь самостоятельный баланс или смету.

В ходе осуществления целевых программ в некоммерческой организации составляется смета доходов и расходов. Это основной документ, на основании которого действует некоммерческая организация.

Смета некоммерческой организации – документированный план поступлений и расходов материальных и денежных средств организации. Смета регламентирует деятельность некоммерческой организации. Она является основным документом, определяющим финансово-хозяйственную деятельность организации.

При составлении сметы необходимо исходить из того, что средства, полученные на конкретные цели, должны быть израсходованы только на эти цели. Изменение статей расходов возможно лишь при наличии письменного согласия со стороны жертвователя. Целевые поступления некоммерческой организации должны быть равны целевым расходам. В противном случае средства, израсходованные на иные цели, подлежат изъятию в доход федерального бюджета.

В смете отражается предполагаемый объем, целевое направление и временное распределение доходов и расходов. Она может составляться на любой период (месяц, квартал, год (зачастую) и т.д.).

Унифицированной формы сметы доходов и расходов не существует (исключение составляют бюджетные учреждения, для них отраслевые министерства и ведомства утверждают необходимые сметы). Это объясняется тем, что некоммерческие организации могут иметь чрезвычайно широкий спектр функций, финансирование которых трудно поддается формализации. Поэтому форма сметы, состав и структура показателей, а также система группировки и детализации данных для удобства и учета специфики конкретной некоммерческой организации разрабатывается самой организацией исходя из поставленных задач. Пример формы сметы доходов и расходов приведен далее (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Смета доходов и расходов (пример)

Утверждаю

(наименование высшего органа управления НКО)

“___” _______________200__г.

Смета доходов и расходов

____________________________________

(наименование НКО)

Наименование показателей

Утверждаю на год, тыс. руб.

В том числе по кварталам

I. Остаток на начало года

II. Доходы, всего

Взносы учредителей

Вступительные взносы

Членские взносы

Добровольные пожертвования

Целевое финансирование

Доходы от предпринимательской деятельности

III. Расходы, всего

Заработная плата

Взносы в социальные фонды с заработной платы

Командированные расходы

Расходы по аренде

Коммунальные расходы

Административные расходы

Хозяйственные расходы и расходы на ремонт

Целевые расходы

Прочие расходы

Резерв непредвиденных расходов

IV. Остаток на конец года

Руководитель организации _______________________________ “___” ____________200__г.

Главный бухгалтер _______________________________ “___” ____________200__г.

(подпись) (расшифровка подписи)

Финансовый план (смета) утверждается высшим органом управления некоммерческой организации. Целесообразно составлять отдельную смету на каждую целевую программу. В каждой из программ целесообразно предусматривать отдельной статьей административные расходы. По окончании отчетного периода рекомендуется составлять отчет об исполнении сметы и утверждать его тем же органом, что и смету.

Некоммерческая организация может согласовывать свои сметы только со спонсорами, жертвователями и грантодателями, а также учредителями (членами, участниками). Подчеркнем, что государственные органы, включая налоговые, не имеют права вмешиваться в деятельность некоммерческой организации и вносить коррективы в направления расходования средств некоммерческой организации, если такое использование носит целевой характер и соответствует уставным целям организации.

При необходимости некоммерческая организация может пересматривать свои сметы, соблюдая необходимые формальности. При этом следует не забывать, что не допускается использование средств одной целевой программы для другой без письменного согласия жертвователя. Исключение составляет случай, когда средства перечислены с формулировкой «на уставные цели организации».

Единственное ограничение в части расходования средств - фонд оплаты труда административно-управленческого персонала благотворительной организации не должен превышать 20% финансовых средств, расходуемых организацией за финансовый год. При этом указанный в Законе лимит не распространяется на оплату труда лиц, участвующих в реализации благотворительных программ.

Сметы обычно используются при заполнении Отчета о целевом использовании полученных средств и Отчета о целевом использовании имущества (в том числе денежных средств), работ, услуг, полученных в рамках благотворительной деятельности, целевых поступлений, целевого финансирования.