0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.
0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.
1. Общие положения
1.1. Должность "Референт по основной деятельности" относится к категории "Специалисты".
1.2. Квалификационные требования - полное или базовое высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист или бакалавр) и стаж работы по профессиональной направленности на предприятии - не менее 1 года.
1.3. Знает и применяет в деятельности:
- законодательство Украины о предпринимательской деятельности;
- основы административного, хозяйственного и трудового права;
- нормативные, методические и другие руководящие документы в области профессиональной деятельности;
- делопроизводство;
- положения, инструкции и другие материалы по разработке управленческой, организационной, технической и других видов документации;
- основы экономики, организации труда, производства;
- профиль, специализацию и особенности управления предприятием;
- организационную, производственную и социальную структуру предприятия;
- основы технологии производства;
- компьютерную и офисную технику;
- технические средства регистрации и обработки информации;
- правила, нормы и этикет организации проведения деловых мероприятий, встреч, приемов, совещаний и т.п.;
- основы психологии общения, социологии и этики профессиональных отношений;
- основы отечественной культуры, обычаи, соответствующие стили литературного и деловой речи;
- один или более иностранных языков.
1.4. Референт по основной деятельности назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).
1.5. Референт по основной деятельности подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Референт по основной деятельности руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Референт по основной деятельности во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
2.1. Участвует во внедрении системы взаимосвязей, применяет и поддерживает ее в соответствии с установленными требованиями и в порядке, которые обеспечивают координацию внутренней управленческой деятельности между руководителем предприятия, учреждения, организации (далее - предприятие) и руководителями структурных подразделений и другими работниками, а также систему взаимоотношений руководителя предприятия с представителями других предприятий, партнерами, конкурентами, клиентами.
2.2. Организует рабочее время руководителя предприятия, оперативно вносит изменения и дополнения в программу и расписание его работы.
2.3. Составляет ежемесячно график отчетов руководителей структурных подразделений о результатах хозяйственной деятельности.
2.4. Доводит до сведения всех заинтересованных служб, сторонних организаций и отдельных лиц содержание протоколов и принятых решений, осуществляет контроль за их выполнением.
2.5. Составляет заказ на необходимое оборудование, материалы и услуги.
2.6. Принимает участие в рассмотрении управленческих и организационных дел.
2.7. Ведет установленную документацию.
2.8. По поручению руководителя предприятия готовит аналитические обзоры актуальных социальных, экономических и финансовых вопросов в условиях рыночных отношений.
2.9. Осуществляет отбор и обработку информации для руководителя.
2.10. Готовит согласно утвержденной номенклатуре проекты распорядительной документации, административной, коммерческой, технической и другой корреспонденции: запросов, обращений, ответов на письма, сообщений и т.д.
2.11. Выполняет протокольные записи, контролирует готовность стенографических отчетов о важных и значительных событиях и выступлениях на встречах, заседаниях, совещаниях и т.д.
2.12. Принимает участие в подготовке докладов, справок и других материалов для выступлений руководителя предприятия.
2.13. Организует своевременное и адресное направление поручений, распоряжений и приказов руководителя предприятия, служебной корреспонденции и специальной документации руководителям подразделений и другим исполнителям.
2.14. Прослеживает процесс получения установленной информации, контролирует полноту ее поступления.
2.15. Регистрирует обращения и заявления работников, организует их прием (встречу) с руководителем предприятия.
2.16. Помогает руководителю предприятия в применении соответствующих норм этикета и протокола во время приема служебных лиц, посетителей и гостей.
2.17. Регулирует в течение рабочего дня поездки руководителя предприятия.
2.18. Сопровождает руководителя предприятия во время его визитов, командировок и поездок, выполняя постоянные задачи и обязанности, а также работы, вытекающих из конкретных обстоятельств.
2.19. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.
2.20. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.
3. Права
3.1. Референт по основной деятельности имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.
3.2. Референт по основной деятельности имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.3. Референт по основной деятельности имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
3.4. Референт по основной деятельности имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.
3.5. Референт по основной деятельности имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.
3.6. Референт по основной деятельности имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.
3.7. Референт по основной деятельности имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Референт по основной деятельности имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.
3.9. Референт по основной деятельности имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
4.1. Референт по основной деятельности несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.
4.2. Референт по основной деятельности несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.3. Референт по основной деятельности несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.
4.4. Референт по основной деятельности несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.
4.5. Референт по основной деятельности несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.6. Референт по основной деятельности несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.7. Референт по основной деятельности несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
Должностная инструкция секретаря-референта упорядочивает трудовые отношения между работодателем и сотрудником. Документ содержит требования к квалификации, опыту работы, знаниям, навыкам должностного лица. Он устанавливает порядок подчинения, назначения, освобождения от должности, описывает функциональные обязанности, права сотрудника, его ответственность.
Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта
І. Общие положения
1. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.
2. Назначение или освобождение от должности секретаря-референта осуществляется приказом генерального директора.
3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется генеральному директору.
4. Во время отсутствия секретаря-референта его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.
5. Секретарь-референт должен знать:
- правила работы с документами;
- иностранный язык;
- нормы делового этикета;
- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
- нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
- основы гражданского, трудового законодательства.
6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
- законодательством РФ;
- Уставом организации;
- приказами и распоряжениями руководства;
- правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
- данной должностной инструкцией.
ІІ. Должностные обязанности секретаря-референта
Секретарь-референт выполняет следующие функциональные обязанности:
1. Проводит информационно-справочное обслуживание организации.
2. Ведет прием посетителей.
3. Организует встречи, командировки, поездки руководителя.
4. Готовит необходимые документы, осуществляет их прием, учет, хранение.
5. Контролирует качество подготовки, правильность содержания, согласования документов, передаваемых на визирование руководству организации.
6. Анализирует информацию, предоставляемую руководству, дает по ней компетентные заключения.
7. Контролирует исполнение документов и поручений руководства.
8. Занимается подготовкой заседаний, совещаний с участием руководителя. Собирает необходимые материалы, информирует участников о времени и месте их проведения, повестке дня, ведет и оформляет протоколы.
9. Выполняет служебные поручения руководителя в пределах своей компетенции.
ІІІ. Права
Секретарь-референт имеет право:
1. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.
2. Требовать от руководства создания нормальных условий для исполнения своих полномочий и сохранности документов, материальных ценностей.
3. Направлять руководству рационализаторские предложения по совершенствованию своей работы и деятельности организации.
4. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.
5. Получать от подразделений необходимые материалы и пояснения причин задержки выполнения заданий, поручений руководства.
6. Информировать непосредственного руководителя о недостатках в деятельности организации, вносить предложения по их ликвидации.
7. Не приступать к выполнению своих обязанностей при возникновении опасности для здоровья и жизни.
ІV. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
1. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
2. Качество документов, предоставляемых на визирование руководству организации.
3. Последствия принимаемых решений, собственных действий.
4. Проведение несанкционированных руководством встреч, представлений интересов организации.
5. Нарушение положений руководящих документов организации.
6. Неправомерное разглашение личной информации, передачу коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.
7. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.
8. Нарушение положений трудовой дисциплины, норм техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
9. Нарушение норм делового общения и этикета.
Приложение No. ___ к трудовому договору
«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО ____________
"___" _______________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря-референта
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
- 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
- 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
- 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
- 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
- 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2. ФУНКЦИИ
- 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
- 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
- 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
- 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
- 2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен:
- 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
- 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
- 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
- 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
- 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
- 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
- 3.7. Вести прием посетителей.
- 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
- 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
- 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
- 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
- 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4. ПРАВА
- 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
- 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
- 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).
- 4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
- 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
- 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
- 4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".
- 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
- 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
Секретарь-референт имеет право:
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
- 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
- 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
- 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".
- 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Секретарь-референт несет ответственность за:
Генеральный директор ________________ __________________________
Юрисконсульт ________________ __________________________
С инструкцией ознакомлен ________________ __________________________
Референта 1. Общие положения
1.1.Референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора (руководителя) предприятия.
1.2.Референт непосредственно подчиняется директору (руководителю) предприятия.
1.3.В своей работе референт руководствуется Конституцией Украины, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства на предприятии, настоящей должностной инструкцией.
2.Квалификационные требования:на должность референта может быть назначен работник с высшим образованием без предъявления требований к стажу работы или со средним общим образованием и индивидуальной подготовкой не менее трех месяцев.
3.Референт должен знать:
- организационную структуру управления предприятием, подотчетность руководителей структурных подразделений и руководящий состав предприятия;
- номенклатуру выпускаемых изделий, оказываемых услуг и выполняемых работ предприятием;
- требования госстандартов по ведению делопроизводства;
- перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
- внутренние административные и нормативные документы;
- правила эксплуатации персональных компьютеров и другой офисной оргтехники;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- регламент работы руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений;
- правила внутреннего трудового распорядка предприятия;
- нормы и требования по охране труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.
4.Функциональные обязанности.
Референт обязан:
- выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора (руководителя) предприятия;
- организовывать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, деловых встреч, проводимых директором (руководителем) предприятия (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы;
- обеспечивать директора (руководителя) предприятия служебными документами и различными техническими бланками, необходимыми в работе;
- обслуживать аппаратуру "телефакс", осуществлять прием и отправку телефонограмм, при необходимости делать ксерокопии документов, печатать по указанию руководителя различные материалы, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам;
- принимать служебные документы и личные заявления, направленные сотрудниками на рассмотрение и подпись директору (руководителю) предприятия;
- обеспечивать отбор, формирование и хранение документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, сдавать в установленные сроки в архив;
- ориентировать сотрудников предприятия на порядок рабочего дня директора предприятия (руководителя);
- организовывать прием, регистрацию и необходимое обслуживание посетителей, гостей, делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки на предприятие, создавать им комфортные условия, способствующие благоприятному решению производственных вопросов;
- сохранять втайне сведения конфиденциального характера и личностного плана, которые становятся известными в процессе работы.
5. Права
Референт имеет право:
- в пределах своей компетенции и полномочий осуществлять запись работников предприятия на прием к директору (руководителю), рационально планируя время для рассмотрения различных вопросов и принятия решений;
- самостоятельно решать вопросы, не вызывающие сомнения;
- привлекать руководителей и специалистов предприятия для подготовки технических документов, необходимых директору (руководителю);
- вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
6. Ответственность
Референт несет ответственность за:
- качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей;
- соблюдение сохранности сведений конфиденциального характера и сведений, составляющих коммерческую тайну;
- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка предприятия;
- соблюдение инструкций по охране труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.
7. Прочие условия
Настоящая Должностная Инструкция сообщается Референту под расписку. Один экземпляр Инструкции хранится в личном деле работника.
С инструкцией ознакомлен и обязуюсь выполнять___________________(Подпись)
"______"______________200___ г.